Branche
3 Min.Öffentliche Hand
In der öffentlichen Hand muss jede Rechnung nachvollziehbar und revisionssicher geprüft und dokumentiert werden. Mehrstufige Freigaben, Vergabeunterlagen und externe Prüfungen machen Rechnungsprüfung zu einem formalen, aber aufwendigen Ablauf. Zaster bildet diese Anforderungen vollständig und prüfbar in einem strukturierten Prozess ab.
Was die Rechnungsprüfung in der öffentlichen Hand erschwert
- Finanz-, Bau- und Fachabteilungen arbeiten mit getrennten Dokumentenständen
- Freigaben müssen über mehrere Ebenen hinweg dokumentiert werden
- Prüf- und Vergabedokumente liegen verteilt in Ablagen und E-Mail-Verläufen
- Nachvollziehbarkeit für Prüfer und Aufsichten ist mit hohem manuellen Aufwand verbunden
- Abstimmungen über E-Mail verzögern Entscheidungen und Prozesse
Zaster strukturiert Rechnungsprüfung für die öffentliche Hand
Zaster führt Rechnungen, Leistungsverzeichnisse, Aufmaße und Freigaben in einem gemeinsamen Prüfkontext zusammen. Anforderungen an Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und formale Prüfung werden konsistent abgebildet – über alle Abrechnungen hinweg.
Referenzen bündeln
Vergabeunterlagen, Leistungsverzeichnisse und Rechnungen werden gemeinsam geprüft statt in getrennten Ablagen geführt.
Freigaben abbilden
Mehrstufige Freigaben sind klar strukturiert, dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.
Prüfstände sichern
Kommentare, Versionen und Entscheidungen bleiben dauerhaft mit der Rechnung verknüpft.
Prüfablauf im Detail
Rechnung hochladen
Rechnungen werden automatisch per E-Mail importiert – oder laden Sie Ihre Baurechnung als PDF oder GAEB hoch. Zaster erkennt das Format automatisch und bereitet die Daten für die Prüfung vor.
- Unterstützt PDF, GAEB, Excel und E-Mail-Import
- Automatische Format- und Strukturerkennung
- Sofortige Zuordnung zu Projekt und Vertrag
KI prüft automatisch
Zaster gleicht jede Rechnungsposition mit dem Leistungsverzeichnis und den Aufmaßdaten ab. Korrekte Zeilen werden automatisch als geprüft markiert. Bei Abweichungen erhalten Sie Aufmaß-Werte, LV-Referenz und einen KI-Hinweis mit Kontext aus dem gesamten Projekt.
- Korrekte Positionen automatisch abgehakt – kein manuelles Durchklicken
- Bei Abweichungen: Aufmaß-Werte und KI-Hinweis direkt in der Prüfansicht
- KI nutzt Vertrag, Aufmaße, LV und Nachträge für kontextbezogene Hinweise
Ergebnis & Freigabe
Sie erhalten einen übersichtlichen Prüfbericht mit allen Abweichungen und können direkt freigeben oder eskalieren – vollständig dokumentiert und revisionssicher.
- Strukturierter Prüfbericht mit allen Abweichungen
- Direkte Freigabe oder Eskalation im System
- Revisionssichere Dokumentation aller Prüfschritte
Rechnungen werden automatisch per E-Mail importiert – oder laden Sie Ihre Baurechnung als PDF oder GAEB hoch. Zaster erkennt das Format automatisch und bereitet die Daten für die Prüfung vor.
- Unterstützt PDF, GAEB, Excel und E-Mail-Import
- Automatische Format- und Strukturerkennung
- Sofortige Zuordnung zu Projekt und Vertrag
Zaster gleicht jede Rechnungsposition mit dem Leistungsverzeichnis und den Aufmaßdaten ab. Korrekte Zeilen werden automatisch als geprüft markiert. Bei Abweichungen erhalten Sie Aufmaß-Werte, LV-Referenz und einen KI-Hinweis mit Kontext aus dem gesamten Projekt.
- Korrekte Positionen automatisch abgehakt – kein manuelles Durchklicken
- Bei Abweichungen: Aufmaß-Werte und KI-Hinweis direkt in der Prüfansicht
- KI nutzt Vertrag, Aufmaße, LV und Nachträge für kontextbezogene Hinweise
Sie erhalten einen übersichtlichen Prüfbericht mit allen Abweichungen und können direkt freigeben oder eskalieren – vollständig dokumentiert und revisionssicher.
- Strukturierter Prüfbericht mit allen Abweichungen
- Direkte Freigabe oder Eskalation im System
- Revisionssichere Dokumentation aller Prüfschritte
Kontrolle & Nachvollziehbarkeit
Zaster stellt sicher, dass jede Prüfung auch im Nachgang vollständig nachvollzogen werden kann – unabhängig von Abrechnungszeitpunkt und beteiligten Stellen.
- Versionierte Dokumente und Kommentare je Rechnung
- Zeitgestempelte Freigaben und Prüfstände
- Verknüpfung von Rechnung, Budget und Projekt
- Exportierbare Prüfunterlagen für externe Prüfungen
Ergebnisse & Wirkung
Spürbare Entlastung bei gleichbleibender Kontrolle.
- Prüfaufwand reduziert sich von Stunden auf Minuten
- Schnellere Entscheidungen in Ausschüssen und Freigabegremien
- Deutlich geringere Prüffehlerquote durch strukturierte Prüfpfade
Häufige Fragen
Wie unterstützt Zaster die Nachvollziehbarkeit?
Kommentare, Versionen und Freigaben werden mit Zeitstempel protokolliert und lassen sich mit einem Klick exportieren oder in Prüfberichte übernehmen.
Wie bildet Zaster Freigabestufen individuell ab?
Zaster ermöglicht Verantwortlichkeiten für Bau, Controlling und Gremien und zeigt immer, wer welche Freigabe erteilt hat.
Was passiert, wenn neue Vergabeunterlagen eintreffen?
Dokumente lassen sich ersetzen oder erweitern, und Zaster zeigt, welche Rechnungen von den Aktualisierungen betroffen sind.
